Es ist erklärtes politisches Ziel, die Administration der Hochschulen durch die Digitalisierung weiter zu verbessern und auf ein neues Niveau zu heben.1 Einzelne Hochschulen haben bereits begonnen, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als Grundlage für digitalisierte Prozesse einzuführen. Voraussetzung für die tatsächliche Transformation der Verwaltung ist in diesem Zusammenhang jedoch ein moderner Aktenplan für die digitale Welt, der in die DMS-Systeme integriert werden kann. Ohne ihn geht es nicht.
Zielgruppen
Primär: Verwaltungsmitarbeiter:innen
Übergeordnetes Ziel der Maßnahme ist es, einen Beitrag zur Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung der baden-württembergischen Hochschulen zu leisten. Verwaltungsmitarbeiter:innen werden durch einen funktionierenden Aktenplan damit spürbar entlastet. Dies geschieht durch Transparenz über den Stand der Vorgangsbearbeitung, intuitivere Zuordnung von Akten, Vorgängen und Dokumenten, schnelle Auffindbarkeit sowie zeit- und ortsunabhängige Zugriffe auf Dokumente und Kontextinformationen.
Sekundär: Forschende und Lehrende
Letztlich profitieren davon auch Forschende und Lehrende. Der prozessorientierte Aktenplan schafft die Voraussetzung für die digitale Verwaltungsarbeit und damit für schnelle, fehlerfreie, medienbruchfreie und papierlose Bearbeitung bspw. von Einstellungsanträgen, über Beschaffungsvorgängen bis hin zum Antrag für die Genehmigung von Forschungssemestern und anders mehr, was die Forschenden und Lehrenden von der Verwaltungsarbeit entlasten wird.
Diese benannten Ziele werden vom HAW BW e.V. unterstützt.
1 Vgl.: https://mwk.baden-wuerttemberg.de/de/hochschulen-studium/dialogprozess-zukunftslabor-hochschulen-in-der-digitalen-welt