Im Projekt wird eine prozessorientierte Ablagesystematik erarbeitet, die von allen Hochschulen in Baden-Württemberg im Rahmen des Einsatzes von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) genutzt und adaptiert werden kann.
Ausgeliefert wird ein gut reflektierter Referenzaktenplan mit mindestens den ersten zwei bis drei Ebenen, der als anpassbare Vorlage bereitgestellt wird, die in die Dokumentenmanagement-Systeme eingelesen werden kann. Die Vorlage wird so gestaltet, dass eine Standardisierung und damit Übertragbarkeit gewährleistet ist. Gleichzeitig wird berücksichtigt, dass auf den unteren Ordnungsebenen ein gewisser Flexibilisierungsspielraum geschaffen wird, um Praxistauglichkeit zu garantieren.
Zusätzlich zum Referenzaktenplan werden Begleitinformationen zum Verständnis und Handreichungen zum Umgang mit dem ausgelieferten Referenzaktenplan veröffentlicht. Es wird eine Webseite erstellt, die über das Projekt informiert, Kontakt- und Austauschmöglichkeiten über die Projektlaufzeit hinaus schafft und die angesprochenen Materialien zum Download bereitstellt.