Die Aufgabe ist es, einen für die Hochschulen in Baden-Württemberg passenden, prozessorientierten Musteraktenplan für die digitale Vorgangsbearbeitung bereitzustellen. Dieser soll so beschaffen sein, dass er schnell für das Dokumentenmanagement implementiert und sukzessive ausgebaut werden kann. Erst damit werden die elektronische Aktenführung und eine moderne digitale Vorgangsbearbeitung möglich: Ablage, Aufruf, Bearbeitung und Bereitstellung von Dokumenten aus den digitalen, teilautomatisierten Prozessen heraus.
Der prozessorientierte Aktenplan verbindet die Entbürokratisierung von Prozessen mit einer rechtssicheren Schriftgutverwaltung und ist damit ein wesentlicher Baustein im gesamten Transformationsprozess, der durch die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit angestoßen wird. Im prozessorientierten Aktenplan finden die im Rahmen der Digitalisierung umgesetzten und beschriebenen Prozesse ihre Entsprechung und dienen damit der Strukturierung und Nachvollziehbarkeit von digitalem Verwaltungshandeln.
Ganz nach diesem Verständnis wurden im „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“ folgende Punkte benannt, die möglichst zentral erarbeitet werden sollten: „Entwicklung von Musterakten und ein einheitlicher, prozessorientierter Aktenplan“.
Mit der Erarbeitung einer prozessorientierten Ablagesystematik für die Hochschulen in Baden-Württemberg wird ein zentrales Element, für die Einführung und den Betrieb eines DMS sowie die Organisation des gesamten aktenrelevanten elektronischen Schriftguts erarbeitet. Damit verbunden ist auch die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die digitale Aktenführung (u.a. Auffindbarkeit, Benutzbarkeit, Vollständigkeit, Effizienz und Effektivität im Arbeitsprozess).